Traiter les frais et les remboursements

Créer la demande et joindre la pièce

1. Ouvrez « Frais & remboursements ». Choisissez « Mois des dépenses » et le « Demandeur ». La liste réunit salariés et bénévoles. Si la personne manque, créez d’abord sa fiche dans sa rubrique.
2. Cliquez sur « Créer une demande / feuille vierge ». Renseignez l’objet, puis « Ajouter une dépense ». Pour l’exercice, saisissez la date, un frais réel de 18 € et le motif « Achat de fournitures ».
3. Pour un déplacement, choisissez « Kilométrique » et complétez le trajet, les kilomètres, le véhicule, la méthode ou le barème validé par l’association et le montant demandé.
4. Cliquez sur « Enregistrer la demande ». Joignez ensuite un justificatif PDF, PNG ou JPEG de 1 Mo maximum par fichier, ou référencez la pièce papier conservée. Cliquez sur « Soumettre pour validation ».

Valider puis retrouver la dépense

1. Depuis « Demandes du mois », ouvrez la demande, vérifiez la pièce et le montant, puis utilisez « Valider » ou « Refuser ». Enregistrez « Remboursement effectué » après le paiement réel.
2. Consultez le « Tableau mensuel par personne ». Choisissez à nouveau le mois et le nom avant d’imprimer ou d’exporter en Excel. Retrouvez la trace financière sans ressaisir le paiement.
3. Si le budget doit reprendre ces frais, enregistrez d’abord tout brouillon dans « Prévisionnel », puis revenez cliquer sur « Actualiser les frais du prévisionnel ». Une nouvelle actualisation remplace le report précédent.

Dans l’application

Gestes détaillés